Saiba como funciona a consulta de qualificação cadastral e entenda como o processo de onboarding pode ser útil nessa operação.

Qualificação cadastral do eSocial: você sabe para que serve?

De acordo com o próprio eSocial, a qualificação cadastral pode ser feita de duas formas: consulta em lote, através do envio padronizado conforme o leiaute do sistema. Esta forma é indicada para os casos de consulta para quantidade grande de trabalhadores. Nesse caso, é obrigatório o acesso via Certificado Digital. Já pela consulta on line é possível pesquisar diretamente na tela no máximo dez trabalhadores por vez.

Para efetuar a consulta de qualificação cadastral, são necessárias as seguintes informações: Nome completo, NIS PIS PASEP, data de nascimento e CPF (cadastro de pessoas físicas).

Todas estas informações enviadas ao eSocial serão averiguadas pelas seguintes entidades e órgãos do Governo Federal: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.

Caso exista alguma divergência nos dados cadastrais, a empresa e o colaborador poderão ser prejudicados, gerando problemas futuros. Por exemplo, o empregador poderá ter dificuldade em processos de fechamento dos eventos, e por consequência, recolhimento dos valores. Já o funcionário poderá enfrentar dificuldades na solicitação de benefícios, como por exemplo: auxílio doença, auxílio acidente, aposentadoria e até mesmo o saque do FGTS ou seguro desemprego. Existem diversos outros benefícios vedados ao trabalhador neste caso.

O que deve ser feito se existirem divergências das informações do eSocial?

Existem diversas situações onde as informações podem divergir neste processo de consulta da qualificação cadastral. Veja as principais divergências e algumas soluções disponíveis:

CPF: Existindo divergência em relação à situação do CPF (suspenso, cancelado, nulo ou data de nascimento divergente) será necessária a regularização junto à Receita Federal.

NIS: Quando a divergência refere-se ao NIS, por exemplo, a orientação será dada de acordo com o ente responsável pelo seu cadastro, autorizado pela receita Federal.

Nome no documento CPF: Se o nome informado no cadastro do CPF estiver incorreto, o colaborador deverá comparecer pessoalmente em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou ainda, Correios e efetuar a devida regularização.

Data de nascimento no PIS: Caso o problema seja a data de nascimento existente no PIS, o colaborador deverá dirigir-se a uma agência da Caixa Econômica Federal a fim de regularizar tal situação.

Se a divergência não estiver nesta breve lista, o empregador ou colaborador deverão acessar a seção “Perguntas Frequentes” localizada no site do eSocial, e verificar as diversas orientações para a regularização das informações.

Evitar divergências no processo de entrega das obrigações legais significa evitar multas. Tudo começa com a realização do primeiro cadastramento, aqui você tem a certeza que as informações prestadas estão sendo entregues para os colaboradores portadores destas informações.

Neste quadro você pode observar que as multas relacionadas são sempre ligadas ao trabalhador. Por isso, a qualificação cadastral é fundamental para a exatidão das informações e, com isso, tudo esteja dentro das normas.

Uma estratégia utilizada para evitar as divergências na qualificação cadastral quando se contrata um novo colaborador, é antecipar essa demanda para o período de onboarding. Ou seja, realizar este processo antes mesmo da entrada do colaborador no ambiente de trabalho.

O onboarding é conhecido como uma sequência de processos que os novos colaboradores de uma empresa vivenciam assim que são admitidos. Esse processo visa socializar este novo colaborador com as demandas da empresa, assim como a cultura da mesma, a fim de construir uma boa primeira impressão.

A antecipação da qualificação cadastral no processo de onboarding evita que as divergências ocorram e, consequentemente, gera uma maior produtividade para a área de Recursos Humanos, visto que a qualificação cadastral ocorre durante o processo de entrega dos documentos e informações para a geração do contrato de trabalho, evitando assim que as que multas ocorram.