A palavra Onboarding, na língua inglesa, pode ser traduzida como “embarcando”. Trata-se de uma série de processos pelo quais os novos colaboradores passam ao serem admitidos por uma organização, a fim de promover a socialização deste novo colaborador com os processos, procedimentos e a cultura organizacional.
O processo de Onboarding deve ser prioridade dos departamentos de RH, visto que uma integração bem planejada contribui para que os novos colaboradores se socializem e desempenhem suas funções de maneira eficiente e gradativa. Um estudo da SHRM apontou que 58% dos colaboradores que passam por um programa estruturado de Onboarding têm maior probabilidade de permanecer na organização após três anos. Segundo a Drª. Talya Bauer, da Fundação SHRM, um processo de onboarding bem-sucedido envolve o tratamento de quatro fatores: Compliance, Clarification, Culture e Connections, o que ela chamou dos Quatro C's que traduzidos para o português referem-se a Conformidade, Esclarecimento, Cultura e Conexão.
- Conformidade: refere-se ao ensino aos colaboradores das regras e regulamentos legais e relacionados a políticas básicas.
- Esclarecimento: trata-se de garantir que os novos colaboradores entendam suas atividades de trabalhos e as expectativas em torno delas.
- Cultura: trata-se do processo de clarificar aos novos colaboradores as normas organizacionais – tanto formais quanto informais.
- Conexão: refere-se às relações interpessoais vitais e redes de informação que os novos funcionários devem estabelecer
O processo estruturado de onboarding é um grande aliado do RH neste desafio de integrar os novos colaboradores e realizar os 4 C’s. Vejamos como podemos tratar esta situação.
Conformidade: a entrega das informações cadastrais e documentos podem ser realizados por meio de soluções tecnológicas antes mesmo do primeiro dia de trabalho, evitando que o novo colaborador tenha que se deslocar pessoalmente até a empresa para realizar a entrega de toda a “papelada”. Por sua vez, o RH passa a ter visibilidade das informações e documentos, a fim de garantir que o contrato de trabalho seja gerado em conformidade com a leis regidas pelo governo.
Esclarecimento: o novo colaborador deve conhecer e entender seu trabalho e as expectativas em torno dele. Ele deve ter certeza de seu papel e do que lhe é esperado e dos mecanismos disponíveis para garantir que o trabalho seja conduzido de forma eficaz. Quanto mais rápido os novos contratados se sentirem preparados a realizarem suas atividades, mais rápido eles conseguirão contribuir com os resultados organizacionais.
Cultura: os novos colaboradores devem receber na integração explicações sobre as normas, missão, visão e valores organizacionais. Visitas às instalações, orientações de como as coisas funcionam e como elas se encaixam e impactam aos resultados da organização devem ser promovidos aos novos colaboradores a fim de integrá-los a cultura da empresa.
Conexão: refere-se à promoção de um ambiente onde o novo colaborador possa criar suas relações interpessoais e de redes de informação efetivas que contribuíram para diminuir o seu tempo de adaptação. Criar um ambiente onde os novos colaboradores possam se socializar promovem um sentimento de aceitação por seus colegas e superiores. Promover este ambiente é de grande responsabilidade dos gestores, portanto, ações de verificar como o novo colaborador está se integrando à organização e receber as opiniões de seus pares são vitais para que o novo colaborador possa criar seus laços com a nova organização.
Um estudo da Aberteen Group apontou que 86% dos novos colaboradores decidem se permanecem na organização nos seis primeiros meses. A preocupação em criar um programa estruturado de onboarding deve levar em consideração os 4 C’s, visto que podem ajudar a promover uma boa primeira impressão, envolver os gestores e colaboradores com o objetivo de acolher e integrar o novo colaborador à cultura da empresa. Além de promover uma experiência diferenciada aos novos colaboradores, um programa de onboarding reflete em melhores resultados organizacionais e satisfação dos clientes.
