A Portaria Virtual é mais moderna, segura e econômica. Saiba o que é, como funciona e quais são as vantagens desse tipo de acesso para a sua empresa.

Gestão, mão de obra, produto ou serviço de qualidade, marketing, inovação. São diversos os fatores que influenciam no sucesso de uma empresa. Depois de tanto tempo e esforço investidos para consolidar um negócio, nada mais justo do que manter tudo funcionando da forma mais segura possível.

Com a grande movimentação diária de pessoas e veículos, o controle de acesso é indispensável para evitar que qualquer pessoa não autorizada entre no ambiente, causando prejuízos materiais ou coletando informações confidenciais.

Tanto para proteger os colaboradores quanto o seu patrimônio, é fundamental investir em um bom sistema de segurança. A portaria virtual é um deles, já que se trata de uma opção moderna que não só aumenta a segurança, mas também diminui custos.

A seguir, você vai descobrir o que é, como funciona, quem pode usar e quanto custa a portaria virtual.

O que é a portaria virtual?

A solução de portaria virtual possibilita a substituição de porteiros por um sistema de acompanhamento remoto. Ou seja, todas as informações, desde a entrada e saída de veículos até o reconhecimento de colaboradores, visitantes e terceiros são reunidas e monitoradas em um único local.

Entre as vantagens das portarias remotas estão a diminuição de mão de obra, já que uma única pessoa pode verificar diversas portarias físicas simultaneamente, e a consequente redução de custos com folha de pagamento. Afinal, a despesa com o revezamento de funcionários vigiando todas as entradas por 24 horas pode fazer uma grande diferença no orçamento da empresa. Assim, sobram recursos para investir em outras áreas.

Além disso, o acesso remoto é mais seguro para a empresa e para a própria equipe de segurança, pois nesse modelo não há nenhum porteiro exposto na entrada do local, o que evita que ele esteja sujeito a ataques criminosos. Nesse modelo de portaria, a central de atendimento fica mais protegida em uma localização separada.

O serviço ainda conta com soluções auxiliares, que permite observar a ronda dos vigilantes da sua empresa, acessando câmeras, GPS e botão de pânico por meio do celular. Este último, por exemplo, é um dispositivo que possibilita acionar socorro imediato em situações de emergência, sem que terceiros percebam.

É possível visualizar todos os incidentes cadastrados e notificar as áreas responsáveis em tempo real. Dessa forma, se torna bem mais rápido identificar e resolver problemas. Toda a empresa pode ser envolvida nesse processo, criando uma verdadeira cultura de segurança colaborativa.

Como funciona a portaria remota?

Todo o sistema funciona a partir de sensores e dispositivos de última geração. Câmeras, controladores de porta e alarmes fornecem imagens e dados que ficam disponíveis para a empresa de segurança responsável e para quem possui o aplicativo no celular.  

A portaria virtual pode ser utilizada principalmente em duas situações. Uma delas é no caso das empresas que possuem unidades em que o número de acessos não justifica a instalação de uma recepção local. Sendo assim, um interfone comum é o suficiente para entrar em contato com uma recepcionista remota, que coleta os dados, verifica as imagens das câmeras e, por fim, libera a entrada do colaborador ou visitante.

Outra situação é nos ambientes que exigem maior segurança. Nesse caso, a pessoa se identifica no equipamento de acesso, mas sua liberação não é imediata. A solicitação de acesso é enviada para a recepção remota, que valida pelas câmeras se quem está na portaria é realmente quem realizou o pedido para entrar.

O acesso de colaboradores e visitantes também pode ser feito através da portaria inteligente. Ela funciona por meio de um sistema de autoatendimento, que realiza o reconhecimento facial de cada um em tablets ou totens na entrada. Essa tecnologia, na qual uma agente virtual interage com as pessoas, foi desenvolvida por meio de uma plataforma de computação cognitiva da Amazon.

A portaria remota pode, ainda, registrar o horário de entrada e saída das pessoas, comprovando que elas estiveram no local. Essas informações servem até mesmo como provas no caso de algum incidente, seja um furto, roubo ou incêndio.

O controle de quem entra e sai pode ser feito na entrada do prédio e também nos ambientes dentro dele. Essa é uma boa opção para espaços compartilhados, como os coworkings, e para salas restritas a pessoas autorizadas. Dessa forma, materiais e dados sigilosos, como as estratégias da empresa, ficam muito mais seguros contra roubos e vazamentos de informações.

Quem pode usar o serviço?

Não só indústrias, empresas e ambientes corporativos de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da portaria virtual. O mesmo vale para as escolas e hospitais, que também recebem um grande fluxo de pessoas diariamente e precisam de soluções não apenas para sua segurança, mas também para a gestão.

No ambiente escolar, o controle de acesso dos alunos é muito útil para auxiliar o registro de frequência, pois é possível visualizar a presença ou falta dos estudantes em tempo real. O processo é mais rápido, fácil e eficaz do que a tradicional chamada realizada pelos professores.

No caso do ambiente hospitalar, com a solução de supervisão de ambientes, é possível verificar a chegada de funcionários e pacientes e acessar sua localização atual. Isso facilita a organização do atendimento, seja para priorizar os pacientes mais graves, melhorar o controle do horário de medicamentos ou agilizar o atendimento de chamadas de emergência.

Quanto custa?

Um processo tão complexo, que envolve diversos tipos de tecnologia, pode parecer caro. Mas é preciso levar em consideração que o maior custo é a instalação dos equipamentos, o que é feito apenas uma vez. Depois de implementado, o único custo com o sistema é a manutenção dos dispositivos, a mensalidade do software e a contratação da empresa ou equipe de segurança que irá monitorar os dados.

Se comparada com as portarias físicas, a portaria virtual necessita de menos pessoas responsáveis para seu funcionamento, o que também acaba reduzindo grandes despesas com o pagamento de contratos de trabalho e todos os impostos incluídos neles.

O custo final do orçamento varia muito de acordo com o tamanho da empresa, se há filiais, sua quantidade de entradas e o número de colaboradores. Quanto maior a estrutura, mais equipamentos são necessários para cobrir toda a área e garantir a segurança de todos os ambientes, materiais e pessoas envolvidas.

Depois de analisar todos esses fatores, é possível perceber que o custo do sistema compensa. Até porque com uma tecnologia mais segura, a chance de sofrer prejuízos pessoais e materiais é reduzido. Melhor investir em segurança para evitar incidentes do que sofrer um grande transtorno para resolvê-los depois que acontecem, não é?