A boa gestão da folha de pagamento é essencial para que o negócio esteja sempre em dia com as movimentações financeiras. Dessa forma, evita-se transações indevidas, erros, atrasos e penalidades, como multas e indenizações de órgãos fiscalizadores. Para entender como é possível otimizar a sua folha de pagamento, continue lendo.

O que é a folha de pagamento?

Também conhecida como holerite, a folha de pagamento é um documento com todas as informações de pagamento dos colaborador e relação à jornada de trabalho. Além disso, é disponibilizada outras informações para a consulta e comprovação do cumprimento das obrigações legais.

A forma de confeccionar esse documento pode variar, mas existem práticas bem definidas para otimizar esse processo complexo. Assim é possível diminuir o risco de erros humanos e a perda de tempo com processos manuais.

6 dicas para otimizar a sua folha de pagamento na sua empresa

1 - Automação de tarefas

Ao falar de automação, pode até ser difícil conectar essa prática ao dia a dia e rotinas das áreas de recursos humanos. Mas, é através dela que muitas tarefas manuais deixam de ser obsoletas e demoradas. Com isso, garante-se mais tempo para outras demandas e ações estratégicas.

Por exemplo, transações rotineiras como salários e benefícios, podem ser agendadas por meio de serviços de débito automático e outros. Essa prática, além de poupar tempo, também evita atrasos, esquecimentos, erros e outros imprevistos.

2 - Processos de cargos e salários bem definidos

Para toda e qualquer área de uma empresa, organização é fundamental. E com a folha de pagamento isso não poderia ser diferente.

Entre uma das práticas que permite a otimização da folha está a organização e definição de uma estrutura de cargos e salários. Com essa estrutura, é possível contribuir com outros processos e além de facilitar ter um planejamento e controle financeiro para as mais diversas situações.

Além disso, essa definição também contribui no que diz respeito à atração e retenção de talentos, uma vez que demonstra aos candidatos consistência nos processos e políticas de gestão de pessoas da empresa e para cada funcionário quais são as competências e atribuições exigidas e salários dos postos de trabalho.

3 - Integração com controle de ponto digital

A necessidade de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores através da gestão de ponto é comum desde muitos anos atrás. Porém, a forma de fazê-lo que vem mudando constantemente.

Com o controle de ponto online, todas as horas trabalhadas, horas extras, de almoço, atrasos, faltas, atestados e etc., são calculadas automaticamente e podem ser integradas à folha de pagamento. Com isso, garante-se mais agilidade e eficácia na tarefa e confecção do documento.

4 - Backup periódicos

Atualmente há uma série de fiscalizações trabalhistas e previdenciárias que as empresas devem cumprir para estar em dia com a legislação. Por isso, ter a folha de pagamento dos colaboradores de fácil acesso é imprescindível.

Uma forma de manter esses documentos armazenados de forma segura e fácil é por meio da utilização de plataformas digitais ou sistema online, na nuvem. Consequentemente, os registros e consultas não são mais dependentes de papéis e podem ser acessados pelas áreas envolvidas.

Porém, é importante que esse armazenamento sejam constantemente atualizados e organizados, para que nenhuma informação seja perdida.

5 - Aprendizagem contínua

Seja com erros ou acertos, em todo o momento é possível aprender algo. E isso é aplicável na apuração da folha também.

Durante o processo, é possível aprender e registrar técnicas que podem contribuir com o seu trabalho e com o dos demais. É importante também estar sempre em busca de atualizações, melhorias e novidades, se aprimorando em cada passo da execução da tarefa e processo de folha.

Para isso, uma alternativa que pode ajudar é a educação corporativa digital. Por meio de treinamentos online e à distância, é possível se capacitar de forma fácil e garantir o processo de qualificação de novas pessoas no time.

6 - Tecnologia

Você provavelmente já percebeu que todas as dicas têm a tecnologia no papel central, certo?

Isso quer dizer que, em um mercado tão acelerado e com atividades e processos cada vez mais dinâmicos, a tecnologia é uma forte aliada, para se adaptar às rápidas mudanças e potencializar os resultados.

Ter um software de Gestão de Folha de Pagamentos garante a redução dos custos e transforma o Departamento Pessoal da empresa em um setor estratégico, com processos mais inteligentes rápidos, além de cumprirem a Legislação Trabalhista.

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