Business Process Management, BPM, significa “gestão de processos de negócio” e seu maior objetivo é ampliar a competitividade do negócio, otimizando ao máximo a produtividade dos colaboradores.

Além disso, a colaboração da tecnologia é essencial. Afinal, com a redução ao mínimo do risco humano, aumenta-se a velocidade de execução. Além disso, fornece um panorama rico em dados e diversos pontos de vista para a direção da organização.

Consequentemente, as decisões tornam-se muito mais rápidas e assertivas, pois, com apenas alguns comandos, é possível ter acesso a um olhar embasado e seguro.

Ou seja, em poucas palavras, BPM é essencial para qualquer empresa que queira crescer e se destacar em seu ramo de atuação.

Como é realizada a implantação do BPM em uma empresa?

Apesar de à primeira vista parecer completamente focado na tecnologia, o BPM precisa de recursos humanos para funcionar de forma eficiente em uma instituição.

Através do BPM, o time se torna muito mais analítico e estratégico, o que contribui para que a tomada de decisões seja mais rápida e simples e ainda para que os processos sejam mais fluídos.

Confira os passos necessários para sua implantação:

1 - Mapeamento de processos

Primeiramente, é realizada uma análise minuciosa de todos os processos existentes no momento na organização. É preciso mapear e documentar tudo, para que só então possa ser feita a análise de como tudo está funcionando, de ponta a ponta, em todas as áreas do negócio.

Conheça algumas das fases deste início de implantação:

• documentação de todos os processos atualmente adotados na empresa;
• buscar colaboração de membros-chave da equipe, para que possam acompanhar e contribuir com as mudanças que deverão ser implementadas;
• pesquisa minuciosa em busca de falhas e gargalos;
• criação de novos formatos que permitam melhorias a serem propostas em seguida;
• definição das prioridades para organizar o momento de implementação;
• definição das atividades que terão seus processos automatizados;
• acompanhamento contínuo de todos os novos procedimentos;

2 - Padronização

Nesse momento, é comum definir um processo que servirá como guia de boas práticas a ser adotado dali em diante pelos departamentos selecionados. Em um primeiro momento é necessário que a equipe realmente comece a perceber as vantagens da adoção de um BPM. 

Muitos processos podem ser melhorados e ficarão mais fáceis de serem operacionalizados, além do fato de que cada colaborador terá total ciência de qual a sua obrigação dentro desse contexto.

3 - Melhoria

Essa etapa também é conhecida como BPI (Business Process Improvement), ou seja, algo relacionado à melhoria no gerenciamento de processos. 

É aqui que são feitas as primeiras correções nos processos, para que possam fluir com mais facilidade e sejam adotados por todos os colaboradores de forma mais intuitiva. Confira algumas das suas fases:

• preocupação em determinar uma ordem lógica para a realização dos processos;
• capacitação técnica da equipe para que possam desempenhar a função com facilidade, além de prover a infraestrutura necessária para ampliar a produtividade;
• aplicação de todas as benfeitorias projetadas e implementadas.

4 - Otimização

Nessa etapa, começa-se o exercício de ampliar a capacidade do sistema de forma a não colocar em risco sua eficiência e segurança. Conheça alguns dos benefícios, quando bem aplicada:

• total cumprimento das demandas
• redução de custos de mão de obra
• queda nas ocorrências de erros e inconsistências
• implemento do número de produtos e serviços realizados pela empresa
• maior segurança da qualidade das mercadoria

Vantagens do BPM

Além das vantagens mais evidentes, como melhoria dos processos da empresa, existem muitas outras frentes em que o BPM atua diretamente na otimização da competitividade do negócio. Confira algumas:

1 - Maior transparência

O ambiente de trabalho é diretamente afetado pela implementação de um BPM. Isso porque cada colaborador precisa ter a exata dimensão da sua área de atuação, e isso, além de melhorar a comunicação interna entre as equipes, também melhora o clima de uma maneira geral dentro da organização.

2 - Maior controle

Ao contar com o auxílio de um BPM, além de saber que todas as funções estão sendo cumpridas a contento, ainda existe a possibilidade de traçar e acompanhar indicadores de desempenho. Dessa forma, fica muito mais fácil identificar uma dificuldade e corrigi-la a tempo de poupar a empresa de qualquer tipo de prejuízo.

3 - Ganho de produtividade

Ao facilitar os fluxos de trabalho, todos ganham. A equipe conta com mais tempo para se dedicar a questões estratégicas ao invés de ficar por horas cumprindo demandas operacionais. Ao automatizar processos que ajudam a reduzir as burocracias, todos passam a se sentir mais seguros e motivados, o que impacta diretamente na qualidade das entregas e, sucessivamente, na produtividade de cada colaborador.

4 - Mais agilidade

Ao tomar a decisão de automatizar os processos, é certo que a empresa já pode contar com muito mais agilidade e precisão no desempenho das tarefas. Isso sem falar nas tomadas de decisão, que passam a ser muito mais assertivas, já que agora serão baseadas em dados e não apenas achismos e intuição.

5 - Entrega de resultados

É impressionante a velocidade com que o BPM passa a entregar resultados positivos e visíveis dentro da organização — além disso, é uma alternativa extremamente barata frente aos ganhos que apresenta.

6 - Eficiência

Com todos os processos automatizados, uma equipe treinada e segura e totalmente dedicada às estratégias do negócio só poderia resultar em maior eficiência, mais produtividade e mais destaque no mercado.

7 - Redução de custos

Como o BPM é um processo que, a partir do momento em que inicia suas atividades, segue sempre monitorado e aprimorado, a tendência é que, com o passar do tempo, mais despesas sejam reduzidas e maior passe a ser o faturamento da empresa.

8 - Segurança

Um efeito colateral da automação de processos é o aumento considerável da segurança das informações dentro da empresa, um atributo que atualmente tem muito valor dentro do ambiente de negócios.

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