O termo BPM, que tem origem na expressão em inglês "Business Process Management" (Gestão de Processos de Negócio), visa aprimorar a competitividade das empresas, otimizando a produtividade dos colaboradores. Nesse contexto, a colaboração tecnológica desempenha um papel crucial, minimizando riscos humanos, acelerando a execução e oferecendo uma visão abrangente aos gestores.
O que é BPM?
Diferentemente de uma metodologia, estrutura de negócio ou ferramenta específica, o BPM pode ser definido como um conjunto de práticas voltadas para a modelagem contínua de processos empresariais. Sua característica distintiva é a busca constante por aprimoramento, visando um alinhamento perfeito entre execução e resultados desejados.
Implantação do BPM em uma Empresa
Embora pareça inicialmente centrado na tecnologia, o BPM depende significativamente dos recursos humanos para operar eficientemente. Por meio da gestão de processos, as equipes tornam-se mais analíticas e estratégicas, contribuindo para decisões mais rápidas e simplificadas, além de promover a fluidez dos processos. Vejamos os passos necessários para a implantação do BPM:
Mapeamento de Processos
- Documentação de todos os processos existentes na empresa.
- Colaboração de membros-chave para acompanhar e contribuir com as mudanças necessárias.
- Pesquisa minuciosa em busca de falhas e gargalos.
- Criação de novos formatos para melhorias propostas.
- Definição de prioridades para a implementação.
- Automação de atividades específicas.
- Acompanhamento contínuo de todos os novos procedimentos.
Padronização
Nesta fase, é comum estabelecer um processo que sirva como guia de boas práticas para os departamentos selecionados. O objetivo é que a equipe perceba as vantagens da gestão de processos eficientes, proporcionando melhorias operacionais e clareza nas responsabilidades individuais.
Melhoria (BPI - Business Process Improvement)
- Determinação de uma ordem lógica para a realização dos processos.
- Capacitação técnica da equipe e provisão da infraestrutura necessária.
- Aplicação de melhorias projetadas e implementadas.
Otimização
Nesta etapa, busca-se ampliar a capacidade do sistema sem comprometer sua eficiência e segurança, resultando em:
- Total cumprimento das demandas.
- Redução de custos de mão de obra.
- Menos ocorrências de erros e inconsistências.
- Expansão do número de produtos e serviços oferecidos.
- Maior segurança na qualidade das mercadorias.
Vantagens do BPM
Além das melhorias evidentes nos processos empresariais, o BPM influencia positivamente diversas áreas, otimizando a competitividade do negócio. Algumas vantagens notáveis incluem:
Maior Transparência
A implementação do BPM impacta diretamente o ambiente de trabalho, melhorando a comunicação interna entre as equipes e contribuindo para um clima organizacional mais positivo.
Maior Controle
Com o auxílio do BPM, a empresa pode garantir que todas as funções sejam cumpridas conforme planejado, permitindo o acompanhamento de indicadores de desempenho e facilitando a identificação e correção de dificuldades.
Ganho de Produtividade
Ao simplificar os fluxos de trabalho e automatizar processos, o BPM libera tempo para atividades estratégicas, motivando a equipe e impactando positivamente na qualidade das entregas.
Mais Agilidade
A automação de processos proporciona agilidade e precisão no desempenho das tarefas, resultando em tomadas de decisão mais assertivas baseadas em dados.
Entrega de Resultados
A implementação eficiente do BPM leva a resultados visíveis e positivos dentro da organização, oferecendo uma solução rentável frente aos ganhos alcançados.
Eficiência
Com processos automatizados e uma equipe treinada e dedicada, a eficiência da empresa aumenta, destacando-a no mercado.
Redução de Custos
Ao longo do tempo, o monitoramento contínuo e aprimoramento do BPM tendem a reduzir despesas, contribuindo para o crescimento do faturamento.
Segurança
A automação de processos promove um aumento considerável da segurança das informações, um atributo de grande valor no ambiente de negócios atual.
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