Diferente do setor de Recursos humanos, que tem como objetivo promover as relações entre os colaboradores, intermediar conflitos e gerenciar talentos, o Departamento Pessoal é focado na parte administrativa.

Continue lendo e descubra quais são as principais atividades desse departamento.

Boa leitura!

Qual a importância do Departamento Pessoal?

De forma simplificada, o Departamento Pessoal funciona como uma base de dados da empresa. Consequentemente, gestores e colaboradores procuram o setor para conseguir informações sobre:

• Andamento de admissões e demissões;
• Períodos estabelecidos para licenças;
• Agendamento de férias;
• Registros do controle de ponto dos profissionais;
• Informações sobre alterações salariais.

Além disso, o Departamento Pessoal é também o setor encarregado de manter o compliance da empresa com o regime CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), garantindo os pagamentos mensais correspondentes ao FGTS e INSS dos colaboradores. 

Quais são as principais rotinas do departamento pessoal?

1. Participar dos processos de admissão

Apesar da atração e retenção de novos talentos ser uma tarefa do RH, o DP também participa dessa atividade. Afinal, a abertura de novas vagas e o próprio processo de seleção envolve questões burocráticas como descrição da vaga, definição de salário e dos pré-requisitos para a função.

Além disso, após a seleção do candidato, o DP também trabalha assumindo as atividades burocráticas, como elaboração dos contratos e solicitação dos documentos necessários para formalizar a admissão do novo colaborador.

2. Oficializar as demissões e desligamentos

O departamento de pessoal também atua no processo de desligamento do colaborador. Nesse caso, seu trabalho é reunir a documentação necessária para dar baixa no contrato em vigência do profissional, conforme exige a lei.

É de responsabilidade do Departamento Pessoal calcular os valores rescisórios do colaborador, redigir e solicitar a assinatura do termo de rescisão e preparar uma guia de seguro-desemprego, caso o profissional tenha direito. É preciso, também, estabelecer o prazo de aviso-prévio, bem como calcular e programar o pagamento das verbas rescisórias.

3. Fazer a gestão da folha de pagamento

A folha de pagamento contém todos os dados referentes à jornada de trabalho do colaborador, incluindo horas extras e faltas, e aos pagamentos de benefícios (FGTS, INSS, etc).

Neste documento, devem ser descritos todos os bônus e descontos efetuados pela empresa, como, por exemplo: desconto de vale-transporte, vale-alimentação, remuneração pelas horas extras, entre outros.

4. Garantir o controle de horários

As leis trabalhistas determinam que o colaborador pode ter uma jornada de trabalho de, no máximo, 44 horas semanais, adaptadas em turnos de revezamento e por escalas. Além disso, o trabalhador pode exercer, no máximo, 2 horas a mais dessa carga, contanto que receba uma remuneração por isso, ou que conte como banco de horas.

É função do departamento pessoal fazer o controle de ponto dos profissionais da empresa, já que os dados contidos nele orientam o cálculo e o pagamento de horas dos colaboradores. 

Sendo assim, na hora de fechar as folhas de pagamento, a remuneração extra deve ser contabilizada a partir da apuração do controle ponto. Caso o trabalhador e a empresa optem, em comum acordo, pelo banco de horas, os dias de folga devem ser definidos.

5. Apoiar os setores no planejamento de férias

É responsabilidade do Departamento Pessoal o controle, organização e planejamento dos períodos de férias dos colaboradores da organização. É esse setor que analisa se as datas pretendidas atendem às demandas do profissional, bem como as necessidades da empresa.

6. Manter o compliance trabalhista

Como falamos anteriormente, a empresa deve manter o compliance com as leis vigentes na CLT, para que se evite processos trabalhistas. Dessa forma, o departamento pessoal deve estar por dentro do que exige a lei, realizando os envios de dados solicitados por meio do eSocial.

Outro ponto importante é garantir o pagamento das taxas trabalhistas, como a contribuição do FGTS e INSS. Manter os encargos quitados é fundamental para evitar dores de cabeça e problemas legais no futuro.

5 passos para organizar a rotina do seu Departamento Pessoal

Para evitar eventuais processos trabalhistas, as rotinas do Departamento Pessoal devem seguir uma série de regras e organizar o fluxo de processos do setor com muita atenção. Confira algumas dicas que podem ajudar:

1. Defina as metas

Planejamento é a base de sucesso para qualquer setor. Ou seja, quanto mais organizado o escopo de trabalho, mais fácil será a tomada de decisões.

Crie um calendário com as atividades, as obrigações do setor e seus prazos, como:

• Tratamento e gestão do controle-ponto;
• Dia fechamento das folhas de pagamento;
• Recolhimento do FGTS;
• Pagamento de benefícios, 
• Entre outros.

2. Fortaleça a comunicação com outros setores

Estabelecer um bom diálogo entre o Departamento Pessoal e outros setores da empresa é importante, pois facilita o recebimento de solicitações, atendimento de demandas e auxilia na organização de dados sobre os colaboradores.

Vale ressaltar que a comunicação entre os departamentos pode envolver informações sensíveis ou urgentes. Portanto, adote um sistema interno que permita definir o acesso para cada usuário.

3. Automatize processos

A transformação digital possibilitou diversos avanços para diferentes setores.

Com o suporte do HCM da Somos, é possível contar com a tecnologia na hora de garantir o compliance com as leis trabalhistas. 

A plataforma planeja de maneira automática as férias dos profissionais, centraliza as informações dos trabalhadores, auxilia na gestão dos benefícios pagos pela empresa, e facilita uma série de outras tarefas. Além disso, a solução permite a integração ao eSocial, facilitando o envio dos eventos.

5. Use o controle ponto eletrônico

Adotar um sistema de controle ponto eletrônico facilita as atividades do setor. Afinal, a contabilidade e o cálculo das horas trabalhadas pelos profissionais são feitos de forma automática. 

6. Saiba distribuir as funções no departamento pessoal

Para que o seu departamento pessoal seja de alto desempenho é de extrema importância focar em contratações assertivas para o setor. Por isso, conte com profissionais que possuam treinamentos e habilidades específicas.

Dessa forma, é possível redistribuir as atividades, ao invés de centralizá-las, proporcionando muito mais produtividade e agilidade ao Departamento Pessoal.

Ou seja, o líder do setor pode dividi-las com base em estratégias específicas, separando-as por categorias, como:

• Recrutamento e seleção;
• Planos de formação e carreira;
• Gerenciamento de benefícios.

Potencialize o desempenho do seu Departamento Pessoal

O departamento pessoal tem um papel estratégico nas organizações. Pois, além de lidar com as atividades burocráticas, auxilia a manter o compliance com a legislação trabalhista. Dessa forma, a empresa garante a satisfação dos colaboradores, bem como a conformidade com as exigências dos órgãos regulatórios.

Para descomplicar as atividades burocráticas e morosas do DP, sua empresa pode ter a tecnologia como aliada. 

Conheça o Sistema de Gestão de Pessoas HCM da Somos, que otimiza o fluxo de trabalho do seu RH de ponta a ponta e se integra facilmente a outros sistemas.

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