Excelência operacional é como uma casa.

As fundações seriam representadas pelos princípios ou etapas da excelência operacional, no telhado estariam os indicadores de sucesso definidos pela companhia e, conectando os dois e sustentado os resultados, estão as iniciativas que a empresa pode implementar nas suas operações.

Onde surgiu o conceito de excelência operacional?

Seus primeiros relatos apontam a Toyota como local de origem. Famosa por um sistema de gestão voltado para a redução do desperdício e aprimoramento de seus processos, a companhia japonesa sempre foi um sinônimo de excelência operacional.

Também é de lá que vem a imagem da casa, utilizada para apresentar, de forma simples, o papel de cada recurso disponível na empresa no funcionamento da construção. O modelo foi usado para alinhar as atividades dos fornecedores, ultrapassando as fronteiras da Toyota para alcançar os mais diversos mercados.

Etapas da excelência operacional

Para implementar a excelência operacional, é preciso adotar um sistema baseado em quatro etapas:

• Estratégia

Tudo começa por um bom planejamento estratégico. A empresa deve conhecer o seu destino, analisar os recursos disponíveis e o cenário do mercado, além de apontar quais são as ferramentas mais adequadas para lidar com ele.

• Gestão

A excelência operacional é marcada por ciclos de melhoria, e a gestão adequada desses ciclos é um critério fundamental para o seu sucesso.

O modelo de gestão deve priorizar o estabelecimento de rotinas objetivas: planos de ação que possam ser implementados até mesmo quando a direção de um setor ou da própria companhia mudar.

As rotinas de gestão permitem reduzir o número de decisões subjetivas e priorizam as decisões tomadas a partir de dados e parâmetros inequívocos.

• Processos

Se estamos falando em objetividade, o foco nos processos se torna essencial. A empresa pode utilizar métodos que eliminem desvios em suas operações, criando processos estáveis que permitem identificar e corrigir rapidamente os erros em potencial.

Esse conceito tem fortes raízes na produção industrial, mas para obter a excelência operacional devemos aplicá-lo nas mais diversas áreas: contratações, treinamentos, processos jurídicos, compra de insumos, e assim por diante.

• Pessoas

Pessoas são a base de qualquer organização. Você pode aperfeiçoar estratégias e processos à exaustão, mas se não tiver as pessoas certas para colocá-los em prática, eles serão apenas gráficos e palavras num papel.

A excelência operacional só pode ser atingida quando todos os colaboradores entendem sua função na estrutura – qual parte da casa eles representam. Nessa perspectiva, cada detalhe; uma ligação, um feedback, uma compra; é uma oportunidade para atingir a excelência operacional.

3 dicas para atingir a excelência operacional na sua organização

Aqui vão algumas sugestões para ter sucesso com a implementação das etapas listadas acima:

Desenvolva uma cultura de inovação

Inovar é um passo indispensável para atingir a excelência operacional; é através da inovação que uma empresa pode testar novas soluções e manter-se à frente de suas concorrentes.

É importante sempre incentivar uma cultura de inovação, permitindo que os colaboradores não só aceitem como também possam contribuir na sugestão e implementação das mudanças.

Além disso, é interessante cogitar inovações para além da tecnologia. Máquinas e programas impulsionam a excelência organizacional, mas não representam o único caminho. Novos modos de pensar e fazer as coisas podem trazer soluções mais simples e econômicas.

Invista em capacitação

O aprimoramento constante dos colaboradores é uma forma de garantir que as melhorias não sejam pontuais, e passem a ter “vida própria” na organização: para alcançar a excelência operacional, mostrar como operar uma máquina ou abordar um cliente não será o bastante.

Além de atualizações constantes sobre a área em que atuam, os colaboradores podem receber treinamentos em habilidades sociais, pensamento crítico, modelos de gestão, e assim por diante. Eles desenvolvem não somente as competências técnicas, como também a capacidade para liderar mudanças em seus setores.

Implemente o gerenciamento de rotina

Os melhores planos terão falhas, e você não deve esperar muito para corrigi-las. Essa é a mentalidade básica no gerenciamento de rotina: fazer ajustes durante o caminho para garantir que o objetivo seja alcançado.

Se o acompanhamento dos planos ocorrer apenas de forma mensal (ou num prazo ainda maior) será difícil identificar onde estão os erros, e ainda mais difícil impedir que eles se repitam no próximo ciclo.

Cuidado para não confundir essa prática com o microgerenciamento!
Se o colaborador entrega o esperado, e segue os padrões éticos da empresa, dê autonomia. Quando os resultados não chegarem, discuta com eles as mudanças que podem ser implementadas.

Conclusão

Não seria um erro afirmar que a excelência operacional está mais próxima de uma mentalidade do que de um objetivo final. Ela deve guiar mudanças estruturais e culturais na empresa, acumulando transformações positivas que inevitavelmente trarão um avanço notável e constante nos resultados.

Para que isso ocorra, o alinhamento é um fator central: pessoas, processos e ferramentas devem apontar na mesma direção. Quanto mais a mentalidade da excelência operacional se enraizar na organização, mais lucrativos serão os frutos gerados por ela!

Esse artigo foi escrito pela Senior Tecnologia em parceria com a AEVO e com adaptação e revisão do time de conteúdo da Somos Tecnologia.