Segundo dados da Jobvite, 45% dos profissionais de RH consideram a tecnologia uma aliada e acreditam que a automação irá melhorar o seu trabalho futuramente. Na prática, as ferramentas digitais otimizam a gestão da força de trabalho, do desempenho dos colaboradores e ainda agilizam processos repetitivos, como a folha de pagamento.

O HRIS é uma das soluções que visam otimizar a rotina do RH para que ele assuma uma postura mais estratégica.

Continue lendo e entenda mais sobre o assunto. Boa leitura!

O que é HRIS?

O HRIS (Human Resources Information System) trata-se de um software projetado para auxiliar empresas no gerenciamento de informações relacionadas aos seus colaboradores. 

Na prática, o sistema centraliza todos os dados essenciais que o RH necessita para as atividades diárias. Isso inclui:

• Dados pessoais dos profissionais (idade, endereço, etc);
• Informações de contato;
• Experiências anteriores;
• Salário;
• Benefícios;
• Tratamento e gestão do ponto;
• Histórico de trabalho;
• Avaliações de desempenho;
• Informações de remuneração.

O HRIS unifica todas essas atividades em um só local, permitindo que o RH gaste menos tempo com atividades administrativas, podendo focar em áreas mais estratégicas.

Por meio do HRIS, é possível integrar os processos do RH, como recrutamento, seleção, integração de novos colaboradores, avaliação de desempenho, gestão de licenças e férias, entre outros. 

Outra excelente vantagem do HRIS  é a personalização. O software é adaptável às necessidades específicas de uma empresa. Ele proporciona, ainda, a conexão entre diversos softwares em um único local, proporcionando, assim, padronização, uniformidade e maior visibilidade dos processos do setor.

O sistema possibilita, ainda, a tomada de decisões mais assertiva, baseada em dados integrados, o que reduz o custo no gerenciamento de dados e aumenta a velocidade para a tomada de ações e mapeamento de problemas para o RH e seus gestores. 

Em resumo, o HRIS conecta diferentes fontes de dados relacionados ao colaborador, operando como um hub de informações, e permitindo cruzamento de dados e fornecendo dashboards. 

HRIS: quais os principais benefícios?

Entre os benefícios proporcionados pelo HRIS, podemos destacar os seguintes:

1 - Integração de sistemas

O software permite que o RH colete e gerencie dados independentemente do sistema e país onde os colaboradores estejam vinculados. Portanto, ele possibilita a criação de uma única base de informações, garantindo visão, gestão, uniformidade e confiabilidade nos dados, que são mantidos atualizados.

Com esse recurso do HRIS, os gestores obtêm uma visão verdadeiramente global dos colaboradores, incluindo e integrando informações de profissionais. A solução é especialmente importante para organizações que mantêm operações em vários países e/ou unidades de negócios com diferentes sistemas.

Automatização

Com o HRIS diversos processos do setor podem ser automatizados, auxiliando a reduzir a carga de trabalho do RH, aumentando a eficiência e a precisão das tarefas. Assim, efetuar a gestão de dados, benefícios, processamento da folha de pagamento, entre outras atividades, se torna muito mais prático e simples.

People Analytics

O sistema fornece informações precisas e dados personalizados, que facilitam a tomada de decisão, tornando o RH um setor estratégico. Por meio dos dados atualizados sobre o desempenho dos colaboradores, custos do departamento e outros fatores importantes, o setor consegue tomar decisões acertadas sobre alocação de recursos e condição dos profissionais.

Acesso fácil e rápido

Como já mencionamos, o HRIS armazena todos os dados em um só local, centralizando as informações e permitindo que os gestores as acessem em tempo real. Com isso, a colaboração e a comunicação entre os departamentos melhoram, e as informações podem ser acessadas mais rapidamente.

Melhorias na conformidade com as leis trabalhistas e políticas da empresa

As leis e regulamentos trabalhistas passam por constante mudanças, o que pode dificultar a rotina do RH. No entanto, com o HRIS é possível garantir que as práticas do setor estejam em conformidade com essas mudanças. Isso porque este software ajuda na disseminação de boas práticas dentro das organizações, permitindo, inclusive, a parametrização de políticas internas. Assim, os gestores e colaboradores ganham uma força a mais na hora de manter a conformidade com as regulamentações.

Redução de custos

A automatização de tarefas proporcionada pelo HRIS reduz a necessidade do alocamento de recursos humanos e físicos para o gerenciamento de informações. Portanto, ele diminui o gasto financeiro, e permite que o profissional do RH se dedique a outras tarefas mais estratégicas.

Como implementar o HRIS?

Um HRIS pode ser um excelente mecanismo para otimizar as atividades do RH. É a solução perfeita para as empresas que visam tornar o setor mais estratégico, robusto e eficiente.

No entanto, para implementá-lo é preciso um planejamento cuidadoso, coordenação e comunicação adequada, em uma operação que depende de fatores, como:

• Interação entre as áreas de RH e TI;
• Número de colaboradores da organização;
• Quantidade de fornecedores/softwares integrados ou não;
• Treinamento do uso de novas ferramentas;
• Comunicação para todos os usuários.

Além disso, o processo envolve a instalação do sistema, migração de dados, configurações e a realização de testes. Ademais, vale destacar outro ponto importante: é preciso ter recursos suficientes para garantir a precisão dos dados, gerenciamento de projetos e treinamento de colaboradores. 

Desafios do HRIS: segurança de dados e a LGPD

É importante se atentar a escolha, e optar por um sistema que atenda as necessidades específicas da empresa. O principal ponto de atenção está nos cuidados com os dados pessoais e sensíveis, principalmente, em tempos de adequação às exigências da LGPD.

Neste sentido, um aspecto crítico do HRIS é a segurança de dados. A plataforma escolhida deve ter as medidas de segurança necessárias para proteger os dados confidenciais dos funcionários e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados.

Conclusão

Como vimos até aqui, o HRIS é um sistema que auxilia nas operações do RH, facilitando o dia a dia do setor. Com o auxílio deste software é possível coletar e analisar informações da força de trabalho e otimizar os processos do departamento.

Além disso, por meio deste sistema o RH se mantém atualizado e alinhado aos objetivos estratégicos da companhia. A solução possibilita a criação de um gerenciamento consistente, a construção de uma força de trabalho com o perfil e as habilidades ideais, operando nas funções certas e contribuindo para atingir as metas da empresa.

No entanto, antes de buscar pelo HRIS ideal para sua empresa, é importante conhecer as demandas internas, as principais funcionalidades da solução, a metodologia e as etapas de implementação do sistema. 

Sabendo tudo isso, você tem condições de escolher o HRIS perfeito para sua companhia.