Independente do segmento, atuação ou tamanho da sua empresa, é preciso prestar contas para o governo. E atrasar o pagamento de impostos pode comprometer o seu sucesso e, obviamente, acarretar em multas. Por isso, é muito importante entender como funciona a Gestão de NFSe, para que nenhuma etapa passe despercebida.

Hoje, o Brasil conta com diversos tipos de notas fiscais de serviços, com diferentes formatos e regras. Consequentemente, o trabalho de envio e recebimento das informações e a conferência dos dados sempre exigiu bastante tempo das empresas. No entanto, visando facilitar a vida dos profissionais envolvidos e agilizar a conferência e o cruzamento de dados, as entidades municipais criaram a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe), uma versão digital da nota fiscal de serviço.

O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) é um documento digital, gerado e armazenado eletronicamente pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, com o objetivo de documentar as operações de prestação de serviços. A geração das NFSe é feita de forma automática por serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes.

Para que serve?

A NFSe é utilizada para formalizar as operações de prestação de serviço de forma digital. Além disso, a credibilidade dos documentos fiscais é beneficiada, já que no meio digital é muito mais difícil acontecer um extravio ou algum tipo de informação corrompida pelo caminho. Isso também amplia o controle fiscal e a troca de informações entre os fiscos. O maior objetivo de emitir a NFSe é garantir a segurança de todos os envolvidos nessa operação.

Obrigações

É de responsabilidade do contribuinte, a emissão da NFSe para cobrir a operação de prestação de serviço e do correto fornecimento dos dados as entidades municipais, para a geração da mesma.

Devido a legislação tributária vigente no Brasil, as empresas devem armazenar durante cinco anos todas as notas fiscais emitidas ou recebidas. Durante esse período o fisco pode solicitar os documentos para conferência e caso a empresa não possua as notas solicitadas, pode acarretar em multas.

Desafios do Recebimento Eletrônico de NFSe

Apesar de existir um projeto nacional de padronização da NFSe, atualmente o processo de emissão é realizado pelas prefeituras em todo o país. Empresas que recebem NFSe de duas ou mais prefeituras, enfrentam o desafio de ter acesso ao documento por meio de processos variados, de acordo com as opções utilizadas por cada administração municipal.

Na prática, cada prefeitura adota um layout e tipo de arquivo diferente, que atende às necessidades específicas do seu município e, consequentemente, os formatos são desenvolvidos por empresas e pelas próprias administrações municipais. Por isso, um dos grandes dilemas é manter a integração com vários formatos das NFSe emitidas. E para potencializar ainda mais esse cenário de desconforto, o lançamento da NFSe é realizado manualmente nos sistemas fiscais e de gestão das empresas, gerando baixa produtividade, erros de digitação e grande custo operacional.

Além do panorama apresentado, durante o processo de entrada das NFSe, também podemos encontrar os seguintes problemas:

• Perda de tempo em procurar notas no e mail
• Atraso do pagamento do fornecedor
• Entrar em contato com fornecedores em busca de nota extraviada
• Verificação de informações da NFSe e do DANFSE 
• Custos com recebimento e tratamento de documentos fiscais
• Má qualidade de informações usadas
• Vulnerabilidade a multas ou descumprimento de prazos
• Documentos perdidos ou rasurados
• Organização e identificação de NFSe faltantes
• Checagem de notas canceladas

Conheça o Recebimento Eletrônico de NFSe da Somos

A solução de Recebimento Eletrônico de NFSe da Somos foi desenvolvida para simplificar o dia a dia das áreas fiscais e compras.

O processo consiste na realização do recebimento das notas de serviços através de caixa de e-mail e monitoramento dos municípios, traduzindo em notas de serviços padronizadas, que são integradas no ERP da Somos para validação das informações e efetivação da entrada da NFSe. Esse processo permite também a vinculação da NFSe a Ordem de Compras ou Contratos já cadastrados no sistema, possibilitando a rastreabilidade dos serviços já tomados e a continuidade dos processos padrões do ERP.

Para saber mais sobre como essa solução pode ajudar a sua empresa, entre em contato com a nossa equipe.

Somos especialistas no assunto.