No eSocial, um dos processos mais importantes é a filtragem dos registros dos colaboradores, conhecida como qualificação cadastral eSocial. 

Basicamente, a qualificação cadastral eSocial consiste na verificação da coerência das informações dos profissionais da empresa. O objetivo é otimizar a gestão dos dados, verificando nome, data de nascimento, CPF e NIS dos colaboradores, a fim de garantir uma base segura, limpa, correta e unificada.

Diante de divergências no eSocial, com a identificação de registros não congruentes na consulta da qualificação cadastral, como nome errado ou duplicidade de número de PIS, os profissionais devem providenciar a regularização de imediato, solicitando a correção dos dados. 

Caso contrário, o trabalhador pode ter dificuldades para acessar benefícios, como o FGTS e a aposentadoria, por exemplo.

Na prática, a qualificação cadastral eSocial é uma ferramenta importante que visa proteger os direitos do trabalhador e evitar dificuldades também para as empresas. Com os dados corretos no sistema, os processos se tornam mais simples, rápidos e eficazes. Assim, todos – empresas, profissionais e órgãos reguladores – saem ganhando. 

Como funciona a qualificação cadastral eSocial?

No eSocial, as empresas devem fazer o Cadastramento Inicial dos Vínculos, incluindo os dados dos colaboradores. Contudo, antes de prosseguir com a inclusão das informações, a orientação para os empregadores é realizar uma qualificação cadastral eSocial de todos os trabalhadores. 

Mas, afinal, como consultar a qualificação cadastral eSocial?

O primeiro passo é verificar se existe consistência entre os dados dos seus empregados e os dados que o governo dispõe no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

Com os dados conferidos, o eSocial permite encaminhar as documentações trabalhistas em uma única via para todos os órgãos estatais. Antes do eSocial, os arquivos eram enviados separadamente para a Caixa Econômica Federal, Receita Federal, INSS e Ministério do Trabalho. Ou seja, o risco de erros e divergências nos dados era muito maior.  

A ferramenta para consulta da qualificação cadastral do eSocial otimiza o processo de validação dos dados e evita uma série de erros e inconsistências, como registros incompletos, irregulares e divergentes. Além disso, o procedimento torna a gestão mais transparente e evita dores de cabeça para os profissionais. 

Muitas vezes, os colaboradores só identificam esse tipo de divergência ao solicitar um benefício ou direito, como o FGTS ou a aposentadoria.

Sabendo disso, fica ainda mais clara a importância do eSocial. Afinal, com a centralização dos dados relacionados ao emprego e ao trabalho em um único lugar, a plataforma otimiza a gestão das informações dos profissionais. Assim, fica bem mais fácil evitar qualquer tipo de divergência nos dados, bem como identificar e corrigir com agilidade, se for preciso.

Passo a passo para realizar a qualificação cadastral

A página da ferramenta para consulta da qualificação cadastral do eSocial pode ser acessada de modo simples e rápido pelo empregador. Neste momento, será preciso informar os dados do colaborador: data de nascimento, CPF, nome completo e NIS/PIS/PASEP.

Os gestores podem usar dois tipos de módulos para a consulta da qualificação cadastral eSocial:

• #1 Módulo web: permite enviar os dados de até 10 colaboradores ao mesmo tempo. É uma opção interessante para  empresas pequenas.
• #2 Módulo lote: essa ferramenta para consulta da qualificação cadastral do eSocial permite encaminhar um arquivo do tipo .txt com a documentação de vários colaboradores. Depois do envio, a empresa pode receber o retorno em até dois dias. Para companhias que têm um alto número de profissionais, esse módulo é a melhor alternativa. 

Após o encaminhamento dos dados, os órgãos responsáveis avaliam os registros enviados, buscando confirmar a compatibilidade das informações na base de dados das entidades estatais ligadas ao trabalho e emprego. Diante de qualquer problema ou divergência no eSocial, o sistema gera uma notificação, indicando o encaminhamento adequado para o profissional.

Como a tecnologia pode ajudar na qualificação cadastral para o eSocial?

Gestão de desempenho, benefícios, folha de pagamento, recrutamento e seleção, controle de jornada, gestão de ponto: essas são apenas algumas das demandas do departamento de RH. Com um alto volume de atividades, dar conta de tudo manualmente é quase impossível.

Na prática, uma solução tecnológica completa permite integrar os dados dos profissionais com as documentações e operações bancárias. Além disso, esse tipo de ferramenta traz outros ganhos, como a emissão de relatórios rápidos sobre a folha de pagamento, direitos do colaborador e questões ligadas ao eSocial. 

Vale destacar ainda que um software de RH é uma tecnologia importante porque facilita a jornada em busca de compliance trabalhista e fiscal, bem como ajuda a consolidar uma prática de gerenciamento mais transparente. 

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