Seja qual for o seu negócio, prestar contas para o governo é uma obrigatoriedade, independente do seu segmento, atuação ou tamanho. Atrasar o pagamento de impostos pode comprometer o sucesso da empresa e claro, acarretar em multas. Por isso é muito importante ter clareza sobre a nota fiscal de serviço, como ela funciona e quais suas características.

Por não existir uma padronização de âmbito nacional, o Brasil tem diversos tipos de notas fiscais de serviços, com diferentes formatos e regras. Desta maneira, o trabalho de envio e recebimento das informações e a conferência dos dados sempre exigiu bastante tempo das empresas.

A tecnologia otimizou esse processo e com a transformação digital, surgiram formas mais simples e práticas de emissão da nota fiscal de serviço eletrônica. Para facilitar a vida dos profissionais envolvidos nesse processo e agilizar a conferência e o cruzamento de dados, foi criada pelas entidades municipais, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe), uma versão digital da nota fiscal de serviço.

O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) é um documento digital, gerado e armazenado eletronicamente, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços. A geração da NFSe é feita, automaticamente, por meio de serviços informatizados, disponibilizados aos contribuintes.

Para sua geração, os dados são informados, analisados, processados, validados e se corretos, é emitido automaticamente o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFSe e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria é do contribuinte.

Para que serve?

A NFSe é utilizada para formalizar digitalmente as operações de prestação de serviço. A validação, necessária em todos os documentos fiscais, é mais prática quando os mesmos são digitalizados. A credibilidade ganha pontos, já que, no formato digital, fica mais difícil acontecer extravio de dados, ou surgir informação corrompida pelo caminho. Isso também amplia o controle fiscal e a troca de informações entre os fiscos. O maior objetivo de emitir a NFSe é garantir a segurança de todos os envolvidos nessa operação.

Fique atento às obrigações

É de responsabilidade do contribuinte a emissão da NFSe, para cobrir a operação de prestação de serviço, bem como o correto fornecimento dos dados às entidades municipais, para a geração da mesma.

Além disso, a legislação tributária vigente no Brasil obriga que as notas fiscais emitidas ou recebidas fiquem armazenadas por cinco anos. Durante esse período, o fisco pode solicitar os documentos para conferência. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, pode receber multas.

Desafios do Recebimento Eletrônico de NFSe

Apesar de existir um projeto nacional de padronização da NFSe, atualmente, o processo de emissão da NFSe é realizado pelas prefeituras, não ocorrendo de forma padronizada e centralizada Empresas que recebem NFSe de duas ou mais prefeituras, por exemplo, enfrentam o desafio de ter acesso ao documento por meio de processos diferentes, de acordo com as opções utilizadas por cada administração municipal.

Na prática, cada prefeitura adota um layout e tipo de arquivo diferente, atendendo às necessidades específicas de cada município. Dessa maneira, esses formatos são desenvolvidos por empresas e pelas próprias administrações municipais. Por isso, um dos grandes dilemas, de fato, é manter a integração com vários formatos das NFSe emitidas. E para potencializar ainda mais esse cenário de desconforto, o lançamento da NFSe é realizado manualmente nos sistemas fiscais e de gestão das empresas, o que gera baixa produtividade, erros de digitação e grande custo operacional.

E soma-se a isso o fato de que, durante o processo de entrada das NFSe, também podem ocorrer os seguintes problemas:

• Perda de tempo em procurar notas no e mail;
• Atraso do pagamento pelo fornecedor;
• Necessidade do contato com fornecedores, em busca de nota extraviada;
• Necessidade da verificação de informações da NFSe e do DANFSE;
• Custos com recebimento e tratamento de documentos fiscais;
• Má qualidade de informações prestadas;
• Vulnerabilidade a multas ou descumprimento de prazos;
• Documentos perdidos ou rasurados;
• Necessidade da organização e identificação de NFSe faltantes;
• Necessidade da checagem de notas canceladas

Conheça uma solução perfeita para o recebimento de NFSe

Se você precisa otimizar e agilizar os processos fiscais, a solução de Recebimento Eletrônico de NFSe da Senior, que a Somos Tecnologia representa e dispõe ao mercado é a escolha ideal. É um sistema desenvolvido para simplificar o dia a dia das áreas fiscais e compras, eliminando os processos manuais e dando foco às exceções, quando realmente é necessária a interação humana.

O recebimento das notas de serviços acontece via e-mail e ainda ocorre o monitoramento dos municípios, traduzindo em notas de serviços padronizadas, que são integradas no ERP da Senior, para validação das informações e efetivação da entrada da NFSe.

Esse processo permite, ainda, a vinculação da NFSe a Ordem de Compras ou Contratos já cadastrados no sistema, possibilitando a rastreabilidade dos serviços já tomados e a continuidade dos processos padrões do ERP.

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