Não importa o porte da empresa, seja pequena, média ou grande, ela precisará se adequar ao novo programa do Governo Federal, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Mas, o que é eSocial? Como se adequar a ele? Quais serão as modificações acarretadas para o empreendimento com a implementação destas novas medidas? Quer ficar por dentro? Acompanhe:
O que é o eSocial?
Pessoas jurídicas, com no mínimo dois funcionários, ou pessoas físicas terão, a partir de junho de 2015, que se adequar ao eSocial. Antes deste sistema, a rotina dos empreendedores se baseava em enviar uma série de documentações para vários órgãos institucionais, como Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal, INSS, entre outros.
Para unificar todas as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias sobre os empregados em uma plataforma única, o Governo Federal lançou, oficialmente, através do Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Já o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, eSocial, é uma das bases mais importantes para a implementação deste novo sistema de envio de informações sobre as condições dos funcionários ao governo federal, pois une todas as informações dos trabalhadores em um único mecanismo, que possibilitará a redução dos processos burocráticos. Nesse contexto, é necessário que o seu empreendimento esteja capacitado para se adequar à obrigatoriedade.
As mudanças provocadas pelo eSocial
Basicamente, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas provoca mudanças no tratamento dos dados de todos os colaboradores das empresas. Com isso, os departamentos que trabalham com estes dados sofrerão mudanças nos processos e, por isso, a área que mais será afetada pela implementação do eSocial é o departamento de RH. Outros setores, como medicina do trabalho, produção, compras e vendas também terão que se adequar ao novo sistema de envio de informações, ao passo em que, a partir da utilização da plataforma, as empresas precisarão adotar uma nova cultura de tratamento dos dados internos.
Como adequar a sua empresa ao eSocial
Cada empresa deve conseguir planejar quais serão as melhores formas para se adequar ao eSocial, levando em conta os processos e métodos que já são feitos por cada organização. Nesse sentido, confira dicas para facilitar a adequação da organização ao eSocial:
Treinamento dos colaboradores
Assim que os administradores percebem a importância e a inevitabilidade de ter que adequar a empresa ao eSocial, é indispensável que os colaboradores dos mais diversos departamentos passem a receber qualificação necessária para se adaptarem a nova realidade e, consequentemente, será necessário investir em treinamentos específicos com o objetivo de capacitar os colaboradores para começar o trabalho na nova plataforma de envio de dados.
O tratamento dos dados
É importante que seja feita uma revisão de todos os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas que compõem a organização para reduzir os possíveis erros e as consequentes multas.
A nova tecnologia
O preenchimento de cada leiaute (tipo de planilha) do e-Social corresponde a diferentes tipos de dados a serem enviados ao Governo Federal. Nesse sentido, a nova tecnologia obriga que as empresas tenham o certificado digital para assinatura e envio de informações eletrônicas com segurança. É imprescindível, também, salientar que o treinamento dos colaboradores é primordial para o preenchimento correto dos dados que serão inseridos nos leiautes.
Contudo, para que você possa conhecer tudo o que precisa saber sobre como adequar a sua empresa ao eSocial, sugerimos a leitura completa do nosso Ebook, que apresenta informações detalhadas sobre o novo sistema de tratamento dos dados. Após a leitura, você saberá tudo o que envolve a implementação do eSocial e poderá começar a preparar a sua organização à nova realidade trabalhista.
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